Yksi haaste suunnitelmaa tehdessä on osata arvioida, kuinka kauan kuhunkin tehtävään kuluu aikaa.
Jalat maassa ja kello kädessä
Tavoitteissa on hyvä tähdätä korkeammalle ja jopa mahdottomaan, mutta päiväsuunnitelma kannattaa pitää realistisena.
Päivässä on rajattu määrä tunteja, joten yhdessä päivässä ei kannata suunnitella tekevänsä viikon tai edes kahden päivän töitä. Ei ole kenenkään etu, jos epärealistinen suunnitelmasi aiheuttaa sinulle kiirettä ja stressiä, ja päivän päätteeksi olet tyytymätön, kun et ehtinyt tehdä kaikkea sille päivälle suunniteltua.
Onnistumisen kokemukset kantavat paremmin huomiseen ja pidemmälle tulevaisuuteen kuin jatkuva riittämättömyyden tunne. Suunnittele onnistunut päivä ja anna itsellesi mahdollisuus onnistua - joka päivä.
Ajankäytön arviointi
Tässä sinulle muutamia vinkkejä, miten kannattaa toimia erilaisten tehtävien suhteen päiväsuunnitelmaa tehdessä.
Aikaan sidottu asia ja meno
Selkeän alkamis- ja loppumisajan sisältävät tehtävät ovat helppoja ajankäytön arvioinnin kannalta, joten siksi suosittelen aloittamaan päivän suunnittelun aina niistä. Tällaisia ovat esimerkiksi työ- ja koulupäivät, ohjatut harrastukset ja erilaiset tapahtumat.
Toki, jotta suunnitelmastasi tulee realistinen, tulee sinun huomioida myös valmistautumiseen ja mahdollisiin siirtymisiin kuluva aika.
Tietyn keston tehtävä
Tietyn keston pituinen tehtävä on asia, joka vie sen ajan, jonka se vie. Sitä ei voi nopeuttaa, mutta se ei myöskään veny pidemmäksi.
Hyvä esimerkki tällaisesta tehtävästä on pyykkien pesu. Pesukone pesee pyykkiäsi valitsemasi pesuohjelman keston mukaisesti. Myös esimerkiksi tv-ohjelman tai virtuaalisen nauhoitetun jumppatunnin kesto on aina etukäteen tiedossasi.
Loppuunsaatettava tehtävä
Loppuunsaatettava tehtävä on jokin selkeästi rajattu tehtävä, jonka pystyt suorittamaan loppuun sen päivän aikana. Kyseessä voi olla esimerkiksi jonkin ison projektin selkeästi rajattu seuraava pieni askel.
Jos kyseessä on säännöllisesti toistuva tehtävä, osaat todennäköisesti suhteellisen tarkkaan arvioida, kuinka kauan sen tekemiseen menee.
Jos taasen tehtävän loppuunsaattaminen on ajankäytöllisesti täysi mysteeri, kannattaa sille antaa etukäteen määritelty aikaraja.
Aikarajattu loppuunsaatettava tehtävä
Normaaliin arkeen sopivampi tapa määritellä tehtävien valmistumista on rajoittaa tehtävän vievä aika.
Määrittele tehtävä kuten edellisessä kohdassa, mutta nyt anna tehtävän suorittamiselle myös aikaraja, esimerkiksi yksi tunti. Tee asiaa niin pitkälle kuin tunnissa ehdit, ja sitten anna sen olla siltä päivältä.
Voi olla, että saat vietyä tehtävän loppuun annetussa ajassa, tai sitten se voi jäädä täysin kesken, mutta ainakin tiedät tehneesi asian eteen jotain budjetoimasi ajan verran sinä päivänä.
Aikarajattu luova työ
Luova työ ei periaatteessa koskaan tule valmiiksi, sillä aina voi tehdä paremmin tai toisin. Luova työ valmistuu vasta, kun sen tekijä päättää lopettaa sen tekemisen tai ei syystä tai toisesta pysty enää jatkamaan sen työstämistä.
Jos haluat tällaisten tehtävien valmistuvan, sinun on opittava päästämään irti ja tyytymään siihen, mitä olet saanut aikaan. Päätöshetki voi olla ulkopuolisen voiman määrittämä pakko kuten julkaisun deadline tai yksinkertaisesti riittävän hyvän hyväksyminen. On vain tehtävä päätös, että nyt on valmista.
Aikarajattu loputon tehtävä
On myös olemassa tehtäviä ilman selkeää valmistumisen ja päätepisteen merkkipaalua. Tämä koskee etenkin opiskelua ja oppimista. Aina voi oppia uutta, ja sehän juuri on yksi oppimisen iloista. Aina voi kehittyä ja olla parempi.
Mutta jotta saisit aikaansaamisen kokemuksia ja saisit tehtävän sisällytettyä päiväsuunnitelmaasi, on tällaiselle tehtävälle hyvä antaa aikaraja.
Itse kirjoitan aikarajan tehtävän perään, esimerkiksi opiskelu 30' eli käytän opiskeluun 30 minuuttia päivässä. Toisaalta kyseessä on myös tavoite, eli olen asettanut tavoitteeksi käyttää vähintään puoli tuntia päivässä uuden asian opetteluun.
Ajankäytön seuranta
Suunnitelman teon lisäksi sinun kannattaa seurata toteutunutta ajankäyttöäsi. Mittaa kuinka kauan sinulla menee kunkin tehtävän tekemiseen ja kirjoita toteutuneet minuutit arvioitujen minuuttien perään. Siten opit pikkuhiljaa arvioimaan paremmin tehtävien vievää aikaa.
Kun opit tuntemaan todellisen ajankäyttösi, madaltaa se kynnystä tehdä ikäviäkin asioita, sillä tiedät, ettei niihin oikeasti mene niin kauan aikaa kuin kuvittelet. Toisaalta opit rajoittamaan viihdepuolta, kun tiedät, että saat siihen uppoamaan loputtomasti aikaa, jollet ole varovainen.
Toggl
Oma suosikkini ajankulun hahmottamiseen on Toggl. Sen avulla voin seurata ajankäyttöäni sekä tietokone- että puhelinapplikaation avulla ja viikon jälkeen saan sähköpostiini raportin, josta näen mihin olen aikani käyttänyt.
Ajantaju hämärtyy yllättävän paljon työskennellessä, mutta Toggl:n avulla näen, kuinka kauan olen jo viettänyt käsillä olevan tehtävän parissa. Joskus pitkältä vaikuttava aika on vain pari minuuttia, kun taas toisissa tehtävissä saattaa aika vierähtää todella nopeasti.
Vartissakin ehtii paljon
Tehokkaalla ajankäytöllä ehtii lyhyessäkin ajassa yllättävän paljon. Tee päiväsuunnitelmasi periaatteella tärkein ensin, ja sitten käytä käytettävissäsi oleva aika päivän tärkeimmän asian edistämiseen.
Uskon, että jokaiselta löytyy ainakin vartti päivässä omien tavoitteiden edistämiseen.
Vartti päivässä riittää esimerkiksi hienosti, jos haluat oppia jotain uutta. Vartti päivässä on jo 15 minuuttia enemmän kuin ei mitään. Viikossa siitä tulee jo melkein kaksi tuntia.
Kaikkea ei voi saada nyt ja heti, mutta kärsivällisyydellä ja sinnikkyydellä pääsee paljon pidemmälle kuin lyhyellä kertarykäisyllä.
Tämä blogiteksti syntyi rakkaudella ilman sponsorointia tai affiliaattilinkkejä.
Ei kommentteja:
Lähetä kommentti