Mitä jos suunnitelma menee pieleen?

Tällä kertaa kerron vinkkini lukijan esittämään ongelmaan:
Ajankäyttösuunnitelmani sekoavat aina, kun keksin tehdä jotain muuta - kivampaa, tärkeämpää, tai tapahtuu yllätyksiä, joihin on pakko reagoida.
- Sirpa

Ensinnäkin muutokset kuuluvat elämään. Päivän aikana sattuu ja tapahtuu asioita. Toiset niistä ovat sellaisia, joihin on hyvä reagoida heti, ja toiset tapahtumat taasen ovat sellaisia, jotka olisi hyvä sivuuttaa juuri sillä hetkellä, ehkä jopa kokonaan.

Sallitko häiriön?

Sillä hetkellä kun elämääsi tulee jotain kivampaa, tärkeämpää tai yllätyksellistä, sinä teet valinnan, mikä on juuri silloin tärkeintä. Se, mitä olit juuri tekemässä, vai se mikä ilmaantui yllättäen eteesi?

Jos se, mitä olit juuri tekemässä, on oikeasti juuri sillä hetkellä tärkeintä, on tehtäväsi estää työskentelysi häiriintyminen. Keskeytyksiä ja harhautuksia tulee, jos niille antaa sijaa.

Mikä on tärkeää?

Ennen kuin reagoit ja tempaudut yllättävään tilanteeseen, sinun on hyvä oppia arvioimaan, onko eteesi ilmaantuva asia sellainen, että siihen oikeasti tulee ja kannattaa tarttua juuri sillä hetkellä.

Onko asia oikeasti kiireellinen ja tärkeä, vai onko sille vain luotu sellainen illuusio?

Jos yllättävä asia on oikeasti tärkeä juuri sillä hetkellä, olisiko sen jo alun perin pitänyt sisältyä suunnitelmaasi?

Jos se on jotain kiireellistä ja tärkeää, onko juuri sinun tehtäväsi reagoida siihen? Vai voisiko joku muu hoitaa asian?

Jos se taasen on jotain kivempaa, onko juuri nyt oikea aika keskittyä siihen?

Jos yllättäen ilmaantunut asia on oikeasti juuri sillä hetkellä tärkeintä, sitten reagoit siihen. Alkuperäisen suunnitelman muuttumista ei tarvitse murehtia, sillä olet tehnyt tietoisen valinnan mihin keskityt.

Varaa tilaa yllätyksille

Jotta suunnitelmat eivät aina menisi yllätysten takia pieleen, on niihin hyvä varata joustovaraa. Ei kannata suunnitella päivää, jossa ei ole lainkaan tilaa muutoksille, sillä yleensä aina ilmaantuu jotain, mitä ei osaa ennakoida.

Suunnittelemattomuus ei ole oikea ratkaisu, sillä jos et lainkaan suunnittele päiviäsi, vaan ainoastaan reagoit ulkopuolelta tuleviin kiireellisiin tehtäviin, elät jatkuvassa stressitilassa.

Kun teet hieman löysän ajankäyttösuunnitelman, eivät pienet muutokset heti kaada venettä. Voit vaikka varata suunnitelmaasi joka päivälle tunnin kiireellisten asioiden hoitamiseen.

Tärkein on tärkeintä (first things first)

Kaikki lähtee siitä, että tiedät, mikä on tärkeintä juuri sinä päivänä. Jotta tietäisit, mikä on tärkeintä, sinun tulee suunnitella päiväsi etukäteen.

Suunnitelmassasi sinun tulee keskittyä kiireettömiin tärkeisiin tehtäviin, sillä ne jäävät helposti kiireellisten tehtävien jalkoihin. Mutta tästä lisää ensi viikolla.

Tämä blogiteksti syntyi rakkaudella ilman sponsorointia tai affiliaattilinkkejä.