Tiedätkö, mihin päiväsi kuluvat?

Oletko tällä hetkellä tyytyväinen siihen, miten aikasi käytät?

Varaatko riittävästi aikaa yöunille, jotta ehdit palautua kunnolla ja heräät energisenä uuteen päivään?

Miten aamutoimesi sujuvat?

Millaista vapaa-aikasi on, vai onko sitä?

Myöhästeletkö?

Jos sinusta tuntuu, että sinulla on usein kiire ja ajanhallintasi on olematonta, yksi yksinkertainen syy tähän on se, että et vain tiedä, kuinka kauan sinulla menee mihinkin. Miten voisitkaan olla aikataulussa, jos et edes tiedä, kuinka paljon aikaa sinun tulisi varata kunkin asian hoitamiseen.

Ajankäytön seuranta

Kun haluat saada oman aikasi ja siten oman elämäsi haltuun - ainakin niin haltuun, kuin se on mahdollista saada - ensimmäinen askel on oman ajankäytön seuranta. Tiedän, että se kuulostaa vaivalloiselta ja aikaa vievältä, mutta on vaikea korjata jotain ennen kuin on selvittänyt, missä on vika. Lisäksi viikon seurantaan kuluva aika on lyhyt ja vaiva on pieni verrattuna siitä saatavaan hyötyyn.

Ajankäytön seurannan kautta saat selville, kuinka kauan sinulla oikeasti menee minkäkin asian tekemiseen arjessasi, ja opit, missä kohdin arviosi heittää eniten todellisuudesta.

Aamujen kiire ei ole mikään ihme, jos kuvittelet olevasi lähtövalmis puolessa tunnissa, mutta valmistautumiseen kuluukin lähemmäksi tunti. Tai jos kuvittelet ehtiväsi pysäkille viidessä minuutissa, kun totuus on lähempänä kymmentä minuuttia.

Jotta voit alkaa suunnitella toimivaa arkea ja hyvää ajankäyttöä, on sinun ensin selvitettävä, kuinka kauan minkäkin asian tekemiseen oikeasti menee. Sen jälkeen voit päättää, kuinka paljon haluat kuhunkin asiaan kuluttaa aikaa.

Voisitko tehdä jonkin asian tehokkaammin, jotta siihen kuluisi vähemmän aikaa?
Toisaalta haluaisitko käyttää johonkin asiaan enemmän aikaa tai tehdä jotain, mitä et ole aiemmin lainkaan ehtinyt tehdä?

Seuraa ajankäyttöäsi viikon ajan

Tyyli ajankäytön seurannalle on vapaa. Toiset vannovat perinteisen paperin ja kynän nimeen ja toiset luottavat nykyteknologiaan. Tärkeintä on, että teet asiasta itsellesi mahdollisimman helppoa ja vaivatonta.

Toimivin seurantatapa riippuu myös siitä, missä seurantaa teet. Oma suosikkini tietokonetyöskentelyn jatkuvaan seurantaan on Toggl, ja sen puhelinapplikaatio toimii näppärästi myös arkitoimien seurantatyökaluna. 

Pienissä osissa vai kertarysäyksellä?

Koska jatkuva ajankäytön seuranta on suhteellisen vaivalloista, voit jakaa homman osiin ja aloittaa seurannan siitä elämän osa-alueesta, johon kaipaat eniten muutosta tai johon voit helpoiten itse vaikuttaa.

Työ-, vapaa-aika vai koko elämä

Jos käyt palkkatöissä, on helppoa jakaa vuorokausi työ- ja vapaa-aikaan.

Jos yksityis- ja työelämäsi sekoittuvat, voi olla ihan paikallaan seurata koko valveillaoloaikaa, jotta opit, kuinka kauan sinulla menee työpäivästä yksityisasioihin ja toisinpäin - tai kuinka paljon päivästä ylipäänsä todellisuudessa menee mihinkin.

Iltarutiinit

Jos koet suurimmaksi ongelmakohdaksi nukkumaanmenon, seuraa töiden tai koulun jälkeistä ajankäyttöä.

Mihin aikasi kuluu?
Kuinka kauan sinulla oikeasti menee  nukkumaanmenovalmisteluihin?
Kuluuko aikaasi johonkin tarpeettomaan?

Aamurutiinit

Jos ongelmakohtasi ovat enemmänkin päivien alut, aloita seuranta niistä.

Kuinka kauan sinulla menee ennen kuin pääset sängystä ylös herätyksen jälkeen?

Kuinka kauan kuluu aamiaisen valmistukseen ja syöntiin vai eikö sellaiseen ole lainkaan aikaa? Jos et syö arkisin aamiaista, kellota viikonloppuna, kuinka paljon sellaisen valmistukseen ja syömiseen kuluu aikaa, jotta tiedät, kuinka paljon arkiaamuihin tulisi varata sille aikaa.

Kuinka kauan sinulla menee valmistautumiseen?
Mahdollisten eväiden valmisteluun?
Tavaroiden pakkaamiseen?
Onko sinulla koira, jota tulee ulkoiluttaa?
Lapsia, joita tulee auttaa aamutoimissa?

Työpäivät

Jos koet, että työpäiväsi kaipaavat ryhtiliikettä tai haluaisit vain tietää, mihin työpäiväsi kuluvat, tee seuranta siellä.

Aina, kun toiminta vaihtuu

Suosittelen, että teet seurantaa siten, että teet merkinnän aina kun vaihdat tekemistä. Näin toimien myös huomaat parhaiten, jos poukkoilet paljon eri asioiden välillä.

Kun teet töissä merkinnän aina kun vaihdat työtehtävää, huomaat erittäin nopeasti, kuinka pirstaleinen työpäiväsi on. Ainakin omalla kohdallani ajankäytön seuranta on opettanut pysymään yhden tehtävän parissa jatkuvan poukkoilun sijasta. Yhteen asiaan kerralla keskittyminen pidemmän aikaa kuitenkin voittaa tehokkuudessa multitaskingin mennen tullen.

Toinen vaihtoehto ajankäytön seurantaan on merkitä vartin välein, mitä on tekemässä, mutta koska jatkuvat keskeytykset eivät ole millään tavalla hyvä asia, suosittelen ehdottomasti, että jaksotat seurannan luontaisen tekemisen etkä kellon mukaan.

Ajankäytön seurantalomake

Jotta et pääsisi vetoamaan seurantatyökalun puutteeseen, tein sinulle valmiin seurantalomakkeen, jota voit hyödyntää suoraan tai muokata omaan tarpeeseen sopivammaksi (pdf, xls).

Lomakkeessa on kokonainen viikko 15 minuutin aikaväleillä ja itse innostuin hyödyntämään tuota myös toimivamman arkiaikataulun suunnitteluun.

Tee se ja ylläty tuloksista

Vaikka sinusta tuntuisi siltä, että tiedät, mihin aikasi kuluu, suosittelen tekemään seurantaa. Tulokset todennäköisesti yllättävät. Lisäksi jo pelkkä tietoisuus siitä, että tarkkailet tekemisiäsi, voi riittää saamaan toivomasi muutoksen aikaan.

Tsemppiä seurantaan!

Tämä blogiteksti syntyi rakkaudella ilman sponsorointia tai affiliaattilinkkejä.